Privacyverklaring Sollicitanten

1. Wie is binnen Venn Hypotheken verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Als je bij ons solliciteert kunnen wij onder meer de navolgende categorieën persoonsgegevens van je verwerken:

1. Je naam, adres, geboortedatum, geslacht en overige contactgegevens.
2. Eventueel foto.
3. Opleiding, ervaring, kwalificaties en (het checken van) referenties.
4. Overige persoonsgegevens die je actief aan ons verstrekt door het toezenden van jouw sollicitatiebrief en curriculum vitae.
5. Andere persoonlijke informatie die beschikbaar is op Linkedin of andere sites (waaronder social media profielen) in verband met de werving.
6. Persoonsgegevens die je laat weten tijdens een van de sollicitatiegesprekken.
7. Screeningsinformatie, inclusief (verklaringen in relatie tot) strafrechtelijke gegevens, kredietgegevens en persoonlijke verklaringen, evenals Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en nevenfuncties.

3. Voor welk doel verwerken wij jouw persoonsgegevens en op basis van welke grondslagen?

Wij mogen jouw persoonsgegevens alleen verwerken als daar een zogenaamde grondslag en doel voor is.

Doelen

1. Voor een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces.

Venn verwerkt persoonsgegevens van jou om te bepalen of je geschikt bent voor de functie waarop je hebt gesolliciteerd of een functie die nog beschikbaar kan komen. Daarnaast vergelijkt Venn tijdens de sollicitatieprocedure de persoonsgegevens van de sollicitanten met de vacature(s) en de daarbij behorende kwalificaties om een goede selectie te maken van sollicitanten. Wij verzamelen en verwerken enkel die persoonsgegevens die noodzakelijk en relevant zijn voor de uitvoering van de sollicitatieprocedure.

2. Voor een pre-employment screening (“PES”).

Venn voert als onderdeel van het selectieproces een PES uit, om de betrouwbaarheid van de sollicitanten te kunnen beoordelen. Een positief afgeronde PES is verplicht vanuit de toepasselijke wetgeving op het financieel toezicht. De PES wordt door de afdeling Compliance uitgevoerd.

Grondslagen

1. Venn heeft een gerechtvaardigd belang om jouw persoonsgegevens voor bovenstaande doelen te verwerken;
2. Venn heeft een wettelijke verplichting om nieuwe personen te screenen;
3. Venn heeft van jou toestemming gekregen.

4. Wie heeft toegang tot je gegevens?

Toegang tot jouw gegevens binnen Venn

Jouw persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor personen binnen Venn voor zover dat noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie en voor zover dit valt binnen de reikwijdte van onze doeleinden genoemd in deze privacyverklaring.

Toegang tot jouw gegevens door derden

Venn kan bepaalde persoonsgegevens delen met een organisatie die gebruik of vastlegging van jouw persoonsgegevens nodig heeft voor de hierboven in deze privacyverklaring beschreven doeleinden en in overeenstemming met relevante wetgeving. Overdragen van een bepaald (beperkt) deel van de door jou verstrekte persoonsgegevens kan nodig zijn voor het uitvoeren van de PES. Voordat Venn jouw gegevens deelt met zo’n derde partij zal Venn zich verzekeren dat deze partij gehouden is aan strikte beveiligingsstandaards. Venn kan verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan derde partijen, zoals overheidsinstanties in overeenstemming met relevante wetgeving. Het kan ook noodzakelijk zijn dat Venn jouw persoonsgegevens moet overdragen om de wettige rechten van Venn te beschermen. Venn verkoopt of verhandelt jouw persoonsgegevens niet aan een derde partij.

5. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Omdat wij jouw privacy belangrijk vinden, worden je persoonsgegevens strikt vertrouwelijk behandeld. Venn heeft daarnaast passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen. Dit om ongewenste toegang tot en/of openbaarmaking, vernietiging, verlies en wijziging van persoonsgegevens te voorkomen.

6. Worden jouw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte doorgegeven?

Het verwerken van persoonsgegevens gebeurt over het algemeen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). In het geval er toch persoonsgegevens met ontvangers buiten de EER worden gedeeld, dan doen wij dat alleen als er voldaan wordt aan de AVG. Dit betekent dat:

1. er een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie bestaat, waaruit blijkt dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt, zoals op dit moment bijvoorbeeld geldt voor bedrijven in het Verenigd Koninkrijk en voor Amerikaanse bedrijven die gecertificeerd zijn onder het Data Privacy Framework;
2. er passende waarborgen voor de bescherming van de persoonsgegevens zijn getroffen, zoals bindende voorschriften of een overeenkomst tot gegevensoverdracht op basis van de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardbepalingen.

7. Welke rechten heb ik?

Je kunt verzoeken om je persoonsgegeven in te zien, te corrigeren, over te dragen, bezwaar te maken of te verwijderen. Als wij je persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming kan je deze toestemming intrekken. Als je voor dit soort verzoeken contact met ons wilt opnemen, kan dat schriftelijk met de contractgegevens in de privacyverklaring. Er gelden volgens de wet verschillende uitzonderingen op de genoemde rechten. Wij zullen van geval tot geval nagaan of daarvan sprake is.

8. Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

Wij bewaren en verwerken je persoonsgegevens niet langer dan echt nodig of wettelijke geregeld is. Omdat wij je persoonsgegevens verwerken voor het aangaan of uitvoeren van een arbeidsovereenkomst, gelden er termijnen voor de verwerking van persoonsgegevens.

Als wij geen arbeidsovereenkomst met je hebben, mogen wij je persoonsgegevens bewaren tot vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Als langer is gewenst, vragen we je ons toestemming geven om de gegevens maximaal één jaar te bewaren. Je hebt het recht deze toestemming op ieder moment in te trekken.

Als sollicitant mag je eisen om alle gegevens te laten verwijderen. In dit geval dient uiterlijk binnen vier weken de verwijdering doorgevoerd te worden. In het geval van fraude tijdens het sollicitatie proces, kan het zijn dat we je persoonsgegevens langer mogen bewaren.

Word je aangenomen voor een functie bij Venn dan geldt vanaf het moment van indiensttreding de informatie over het verwerken van persoonsgegevens zoals is opgenomen in de privacyverklaring voor werknemers. Na het verstrijken van deze termijnen wissen wij je persoonsgegevens.

9. Heb je vragen over deze privacyverklaring?

Venn heeft voor de bescherming van jouw privacy een functionaris gegevensbescherming aangesteld. Als je vragen of opmerkingen hebt over deze privacyverklaring of een verzoek inzake uw persoonsgegevens wenst in te dienen, neem dan contact op via: [email protected] of door een brief te sturen naar: Venn Hypotheken B.V., Lage Mosten 7, 4822 NJ, Breda.

Wij helpen je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van je persoonsgegevens. Mochten wij er desondanks toch niet samen uitkomen dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.