Privacyverklaring Sollicitanten

Versie 6 januari 2021

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van alle persoonsgegevens van sollicitanten gedurende de werving- en selectieprocedure (waaronder de pre-employment screening) bij Venn Hypotheken.

Venn Hypotheken vindt de bescherming van jouw privacy belangrijk. Wij nemen onze verantwoordelijkheid voor het beschermen van jouw persoonsgegevens dan ook serieus. Venn Hypotheken heeft daarom onder andere deze Privacyverklaring Sollicitanten opgesteld.

Het doel van deze Privacyverklaring is transparant te zijn over de manier waarop Venn Hypotheken jouw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt. Ook leggen we uit hoe we voldoen aan privacywetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Lees deze verklaring goed om te begrijpen hoe wij omgaan met je persoonsgegevens.

1. Wie is binnen Venn Hypotheken verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

Venn Hypotheken is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

In sommige gevallen delen wij jouw persoonsgegevens met derden [zie daarvoor paragraaf 4.2]. Het kan zijn dat deze derden (mede)verantwoordelijk zijn voor jouw persoonsgegevens. Wij eisen altijd dat ook deze bedrijven zich houden aan toepasselijke privacywetgeving.

Voor algemene vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring kun je contact opnemen met de compliance officer via compliance@vennhypotheken.nl. Zij zullen waar nodig jouw vraag vervolgens doorgeven aan de Data Protection Officer van Venn Hypotheken en zorgen dat je vraag wordt beantwoord

2. Voor welke doeleinden verwerken wij jouw persoonsgegevens?

2.1 Voor een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces.

Voor dit doel verwerken wij jouw contactgegevens (zoals naam, adres, woonplaats e-mailadres en telefoonnummer), de persoonsgegevens uit je cv en je motivatiebrief en in voorkomend geval, om jouw kwalificaties te beoordelen: jouw gegevens uit openbare bronnen (waaronder social media profielen). Jouw cv en motivatiebrief sturen we door naar de vacaturehouder en de medewerkers van de desbetreffende afdeling die betrokken is bij de werving en selectie waaronder Human Resources en Compliance. Als je wordt afgewezen bewaren we jouw persoonsgegevens voor een periode van twaalf maanden na de sluitingsdatum van de vacature.

Als de sollicitatie leidt tot een aanstelling worden de persoonsgegevens langer bewaard gedurende ten minste de duur van jouw dienstverband. De juridische basis is het gerechtvaardigd belang van Venn Hypotheken bij een efficiënte uitvoering van de wervings- en selectieprocedure (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

2.2 Voor een pre-employment screening (“PES”).

Venn Hypotheken voert als onderdeel van het selectieproces een PES uit, om de betrouwbaarheid van de sollicitanten te kunnen beoordelen. Een positief afgeronde PES is verplicht vanuit de toepasselijke wetgeving op het financieel toezicht

De PES wordt door de afdeling Compliance uitgevoerd. Wij verwerken jouw gegevens over betrouwbaarheid en de informatie die jij zelf aanlevert, alsmede informatie uit openbare bronnen (waaronder social media profielen), referenties en nevenfuncties. Bovendien volgt een antecedentenonderzoek (Verklaring Omtrent Gedrag) en kunnen de door jou opgegeven referenties worden gecheckt. De uitkomst van dit onderzoek en je persoonsgegevens worden tot één jaar na het onderzoek, indien jij wordt aangenomen tot acht jaar na het onderzoek bewaard.

De juridische basis van de PES is het gerechtvaardigd belang van Venn Hypotheken bij een efficiënte uitvoering van de werving- en selectieprocedure (artikel 6 lid 1 sub f AVG), alsmede het voldoen aan een wettelijke plicht (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

3. Wie heeft toegang tot je gegevens?

3.1 Toegang tot jouw gegevens binnen Venn Hypotheken

Jouw persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor personen binnen Venn Hypotheken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie en valt binnen de reikwijdte van onze doeleinden genoemd in deze privacyverklaring.

3.2 Toegang tot jouw gegevens door derden

Venn Hypotheken verkoopt of verhandelt jouw persoonsgegevens niet aan een derde partij. Venn Hypotheken kan bepaalde persoonsgegevens delen met een leverancier of een serviceorganisatie die gebruik of vastlegging van jouw persoonsgegevens nodig heeft voor de hierboven in deze privacyverklaring beschreven doeleinden en in overeenstemming met relevante wetgeving. Overdragen van bepaalde een (beperkt) deel van de door jou verstrekte persoonsgegevens kan nodig zijn voor het uitvoeren van de PES.

Voordat Venn Hypotheken jouw gegevens deelt met zo’n derde partij zal Venn Hypotheken zich verzekeren dat deze partij gehouden is aan strikte beveiligingsstandaards.

Venn Hypotheken kan verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan derde partijen, zoals overheidsinstanties in overeenstemming met relevante wetgeving. Het kan ook noodzakelijk zijn dat Venn Hypotheken jouw persoonsgegevens moet overdragen om de wettige rechten van Venn Hypotheken te beschermen..

4. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Omdat wij jouw privacy belangrijk vinden, worden je persoonsgegevens strikt vertrouwelijk behandeld. Venn Hypotheken heeft daarnaast passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen. Dit om ongewenste toegang tot, en/of openbaarmaking, vernietiging, verlies en wijziging van persoonsgegevens te voorkomen.

5. Worden jouw persoonsgegevens buiten de Europese Economisch Ruimte doorgegeven?

Jouw persoonsgegevens kunnen worden overgedragen naar landen buiten Nederland, doordat Venn Hypotheken gebruik maakt van IT dienstverleners die vestigingen of servers hebben in het buitenland. Deze bedrijven kunnen buiten de EER toegang hebben tot bepaalde persoonsgegevens, zoals bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Venn Hypotheken heeft extra maatregelen getroffen om te verzekeren dat jouw persoonsgegevens ook bij deze buitenlandse bedrijven goed worden beschermd. Zo heeft Venn Hypotheken met deze bedrijven in speciale overeenkomsten verplicht om jouw persoonsgegevens op het door de AVG vereiste niveau te beveiligen.

6. Waar kun je terecht met vragen en verzoeken om inzage, verwijdering of bezwaar?

Je kunt op elk moment en kosteloos inzage vragen in de persoonsgegevens die Venn Hypotheken over je verwerkt. Deze persoonsgegevens kun je door ons laten corrigeren of verwijderen. Daarnaast kun je Venn Hypotheken verzoeken om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken of om jouw gegevens over te dragen aan een ander verwerkingsverantwoordelijk bedrijf. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens bij Venn Hypotheken.

Naar wie kan ik mijn verzoek sturen?

Je kunt een schriftelijk (e-mail) verzoek sturen naar de afdeling Privacy via privacy@vennhypotheken.nl.

Waar kan ik bezwaar maken?

Indien je je niet kunt vinden in het antwoord van Venn Hypotheken, dan kun je bezwaar maken bij de afdeling compliance door een e-mail te sturen naar compliance@vennhypotheken.nl. Je hebt ook het recht om bezwaar in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens.

Welke informatie dien ik te vermelden in mijn verzoek?

Vermeld in je verzoek zo duidelijk mogelijk om welke persoonsgegevens het gaat. Wij zullen proberen je verzoek zo snel mogelijk te verwerken, en in ieder geval binnen de wettelijke termijn. Venn Hypotheken is bij een verzoek verplicht je identiteit vast te stellen.

Wij kunnen niet aan elk verzoek tegemoet komen. Venn Hypotheken heeft namelijk sommige informatie nodig voor het naleven van onze doeleinden. Wij zullen daarom samen met jou bekijken of jouw persoonsgegevens juist, volledig en noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor wij de informatie gebruiken.

Neem contact met mij op

Vul het onderstaande formulier in en neemt zo snel mogelijk contact met je op.

Vul je volledige naam in. Dit veld is verplicht.

Vul je e-mailadres in. Dit veld is verplicht.

Vul je telefoonnummer in. Dit veld is optioneel.

Je e-mail is verstuurd, er wordt zo spoedig mogelijk contact met je opgenomen.